Để chuẩn bị cho cuộc bầu Trưởng thôn tại 7 thôn trên địa bàn, xã Chí Minh xác định việc thực hiện đúng quy trình, công khai thông tin và bảo đảm quyền làm chủ của Nhân dân là những yêu cầu xuyên suốt trong công tác tổ chức bầu cử. Các bước từ ban hành văn bản, giới thiệu người ứng cử đến thành lập Tổ bầu cử và rà soát đại diện hộ gia đình đều được quy định cụ thể nhằm bảo đảm quá trình triển khai thống nhất, chặt chẽ.
Theo quy trình, Chủ tịch UBND xã ban hành quyết định tổ chức bầu Trưởng thôn, đồng thời phối hợp với Ban Thường trực Ủy ban MTTQ Việt Nam xã xây dựng kế hoạch, hướng dẫn nghiệp vụ và triển khai thực hiện. Quyết định và kế hoạch phải được thông báo đến Nhân dân, niêm yết tại nhà văn hóa hoặc địa điểm sinh hoạt cộng đồng của thôn, đồng thời thông tin trên hệ thống truyền thanh hoặc các hình thức phù hợp, chậm nhất 7 ngày trước ngày bầu cử. Việc ban hành kế hoạch và hướng dẫn tổ chức thực hiện phải hoàn thành chậm nhất 20 ngày trước ngày diễn ra cuộc họp cộng đồng dân cư.
Công tác giới thiệu người ứng cử được thực hiện qua các bước hiệp thương tại thôn. Trưởng Ban công tác Mặt trận tổ chức họp để dự kiến danh sách người ứng cử, báo cáo chi ủy chi bộ thống nhất giới thiệu ít nhất một người. Sau khi có ý kiến của chi ủy, Ban công tác Mặt trận tiếp tục họp, quyết định danh sách chính thức và lập biên bản theo quy định, gửi UBND xã. Quy trình này nhằm bảo đảm việc lựa chọn nhân sự được thực hiện dân chủ, có sự phối hợp giữa Ban công tác Mặt trận và chi ủy chi bộ, hướng tới giới thiệu những người đủ tiêu chuẩn, năng lực và uy tín trong cộng đồng.
Song song với công tác nhân sự, Chủ tịch UBND xã ban hành quyết định thành lập Tổ bầu cử tại từng thôn sau khi thống nhất với Ủy ban MTTQ Việt Nam xã, chậm nhất 10 ngày trước ngày tổ chức cuộc họp cộng đồng dân cư. Tổ bầu cử gồm Tổ trưởng là Trưởng Ban công tác Mặt trận thôn, một Tổ phó và các thành viên đại diện tổ chức đoàn thể, chính trị – xã hội cùng đại diện hộ gia đình. Thành viên được lựa chọn phải có phẩm chất chính trị, đạo đức tốt, được Nhân dân tín nhiệm, am hiểu pháp luật và có kinh nghiệm thực hiện công tác bầu cử; người ứng cử Trưởng thôn không tham gia Tổ bầu cử. Quyết định thành lập Tổ bầu cử được công khai tại thôn chậm nhất 7 ngày trước ngày bầu cử.
Một khâu quan trọng khác là rà soát, xác định tổng số hộ gia đình và đại diện hộ gia đình đang cư trú tại từng thôn. Tổ bầu cử phối hợp với Công an xã thực hiện nhiệm vụ này, làm căn cứ xác định tỷ lệ đại diện hộ gia đình tham dự cuộc họp và tỷ lệ biểu quyết tán thành theo quy định. Danh sách phải được niêm yết công khai tại nhà văn hóa thôn trước ngày tổ chức cuộc họp cộng đồng dân cư, bảo đảm tính minh bạch và tạo điều kiện để người dân theo dõi, giám sát.
Việc thực hiện đầy đủ, đúng trình tự các bước không chỉ bảo đảm yêu cầu về tổ chức mà còn góp phần nâng cao trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức và cá nhân tham gia. Qua đó, tạo điều kiện để Nhân dân trực tiếp phát huy quyền làm chủ, lựa chọn người đại diện cho cộng đồng dân cư, đáp ứng yêu cầu thực hiện các nhiệm vụ tại thôn và tăng cường sự gắn kết giữa chính quyền với Nhân dân